Inzichtelijk maken met analogiën
Het “besnappelijk” maken van complexe vraagstukken doe ik niet alleen voor mezelf, maar vooral voor het team en de stakeholders. Want helderheid is de sleutel tot voortgang. Een krachtig hulpmiddel daarbij? Analogieën. Vergelijkingen met herkenbare, alledaagse situaties helpen enorm om abstracte of technische kwesties inzichtelijk te maken. En als bonus zorgen ze vaak voor wat luchtigheid in de soms taaie projectvergaderingen.
Smeermiddel én lekbak
De rol van een projectmanager zie ik als een combinatie van smeermiddel en lekbak. Je zorgt dat het team soepel samenwerkt, processen niet vastlopen en informatie goed doorstroomt – dát is het smeermiddel. Tegelijk ben je ook degene die de eerste signalen van problemen opvangt, conflicten dempt of onduidelijkheden kanaliseert – dát is de lekbakfunctie. Je dempt wat anders schade zou veroorzaken.
TCPM als dorpsgarage
Maar als externe projectmanager komt er nóg een laag bij. Je werkt voor TCPM, maar je opdracht komt van de opdrachtgever. Om dat te illustreren gebruik ik graag de volgende analogie: TCPM is de lokale dorpsgarage, de opdrachtgever is de auto-eigenaar en jij bent de monteur die de auto repareert.
En net als bij een echte garage zijn er allerlei factoren die invloed hebben op je werk:
– Wat zijn de verwachtingen van de opdrachtgever qua kosten en doorlooptijd?
– Wat is de onderhoudshistorie van het ‘voertuig’?
– Staat er een lange rit voor de deur of wordt het project binnenkort overgedragen?
Het is essentieel dat je als monteur (lees: projectmanager) goed begrijpt wat de auto-eigenaar (lees:opdrachtgever) voor ogen heeft. En als blijkt dat de verwachtingen niet realistisch zijn? Dan voer je dat gesprek. Constructief, met vakkennis en oog voor het grotere plaatje.
Risico-inventarisatie en beslismomenten
Een goede monteur doet vooraf ook een risico-inventarisatie. Je loopt het project langs: wat weten we, wat denken we te weten en waar zitten de onzekerheden? En belangrijker nog: je maakt duidelijke afspraken met de opdrachtgever over wat er gebeurt als voortschrijdend inzicht de plannen op scherp zet.
Vergelijk het met het moment dat je de versnellingsbak opent en tot de conclusie komt dat de kosten drie keer zo hoog gaan uitvallen als voorzien. Dat is een beslismoment – en zulke momenten neem je op als milestones in de planning. Zo behoudt de opdrachtgever regie. Die kan dan besluiten: gaan we toch door met de reparatie? Beperken we de scope? Of trekken we de stekker eruit en verkopen we het voertuig?
Het gaat hier dus om transparantie en adaptiviteit. Geen dichtgetimmerd plan, maar een realistische koers met ruimte voor bijsturing.
Meedenken loont
Een goede monteur beperkt zich bovendien niet tot de directe opdracht. Als de wielen er toch afliggen voor een bandenwissel, kijk je meteen even naar de remblokken. Misschien nog nét goed voor de APK, maar eigenlijk aan vervanging toe. En dan meld je dat: “Ik heb ook even naar de schijven gekeken, die zijn nog prima.” Zo bouw je vertrouwen op én voeg je waarde toe.
Die mentaliteit pas ik ook toe in mijn rol als Projectmanager. Voorbeelden:
– Projectteamoverleggen beter structureren
– Afdelingsmanagers ondersteunen bij resourceplanning
– De beschikbaarheid van service koppelen aan commerciële verwachtingen
Dat zijn vaak geen onderdelen van de oorspronkelijke opdracht, maar ze dragen wél bij aan het succes van het project én de tevredenheid van de opdrachtgever.
En vergeet de binnenverlichting niet…
Tot slot: zorg dat de binnenverlichting het weer doet en de deurscharnieren gesmeerd zijn. Kleine details die je niet factureert, maar die het verschil maken in de beleving. De opdrachtgever merkt het vanzelf – meestal pas als hij weer thuis is.
Want uiteindelijk draait het in projectmanagement niet alleen om het behalen van doelen, maar om hoe je daar komt. En als dat soepel, betrouwbaar en met een glimlach gaat? Dan is de opdrachtgever niet alleen geholpen, maar ook tevreden.
