Het succes van een project kun je plannen

Stakeholders betrekken en scope visualiseren
Een succesvol project begint met een grondige verkenning. Het betrekken van de opdrachtgever, alle gebruikers en andere relevante stakeholders, en hun aandachtspunten inventariseren is cruciaal. “Door simpelweg te luisteren naar de zorgen en verwachtingen van stakeholders krijg je verrassend veel achtergrondinformatie en aanvulling op  gedocumenteerde user requirements”, zegt  Gerleen. Deze input vormt de basis voor een helder gedefinieerde projectscope in de vorm van een breakdown van de fysieke producten/leveringen met globale beschrijvingen.

“Een breakdown biedt overzicht van wat er moet komen. In combinatie met de beschrijvingen werkt het als een soort handshake tussen projectteam en opdrachtgever” legt Gerleen uit. Het bespreken van de breakdown geeft een beter begrip van de (achterliggende) verwachtingen en dat kan leiden tot betere oplossingen. De beschrijvingen geven een duidelijk beeld van de te leveren producten (incl. documentatie) en wat daarvoor nodig is. Bijvoorbeeld een gedeeltelijke bedrijfsstop en/of het aanpassen van systemen waarmee er een interface is. Tezamen bakenen ze de projectscope af tegen misverstanden en ‘scope creep’.

Afhankelijkheden in kaart brengen en samenwerken met leveranciers
Bij complexe projecten zijn afhankelijkheden tussen te leveren (sub)producten, operatie en bestaande systemen vaak een grote uitdaging. Het in kaart brengen van deze afhankelijkheden, zowel binnen als buiten het project, helpt risico’s te identificeren en acties te prioriteren. “Een goed begrip van deze verbanden kan vertragingen voorkomen en houdt het project op koers,” benadrukt Gerleen. Een productbeschrijving benoemt naast de scope ook de kwaliteitseisen, de benodigde acceptatietesten en randvoorwaarden/afhankelijkheden tussen werkzaamheden binnen het project en op site. Dit vertaalt zich in werkvolgordes en geeft een eerste planning.

Het betrekken van leveranciers bij de definitieve planning is een krachtig hulpmiddel, want zij weten welke werkzaamheden al dan niet tegelijkertijd uitgevoerd kunnen worden. “Geef de leverancier met het grootste werkpakket de verantwoordelijkheid om de planning te coördineren met medeleveranciers.” Dit speelt in op het eigenbelang van de leverancier om zaken soepel te laten verlopen en bevordert een efficiënte samenwerking.

Sturen op mijlpalen met flexibiliteit
Mijlpalen vormen de hoekstenen van elk project en verdienen continue aandacht. Het monitoren en bijsturen op deze mijlpalen kan worden bereikt door voortgangsbesprekingen met leveranciers en gebruikers te organiseren. Het sturen op mijlpalen en de startcondities van werkzaamheden geeft bij alle betrokkenen aandacht voor het gezamenlijke doel. Het sturen op startcondities omvat: zorgen dat mensen, materieel en bestaande systemen gereed zijn en dat de vereiste documenten, als ontwerp en gedetailleerde plannen van aanpak, tijdig worden ingediend en goedgekeurd. Het projectteam spant zich in voor de randvoorwaarden van de leveranciers en allen houden met de operationele belangen van gebruikers in en om het werkgebied. Gerleen legt uit: “Flexibiliteit betekent niet dat alles wordt toegestaan, maar dat er wendbaar wordt ingespeeld op veranderingen zonder de einddoelen uit het oog te verliezen.”

Impact van extra wensen en successen vieren
Tijdens een project kunnen nieuwe wensen ontstaan en/of nieuwe kansen zich voordoen. Het inzichtelijk maken van de impact helpt zowel het projectteam als de beslissers bij het maken van weloverwogen voorstellen als keuzes over de projectscope. “Transparantie over wat het kost aan tijd en geld is van groot belang om de opdrachtgever/stuurgroep mee te nemen in het proces.” Kiest men ervoor om de extra scope bij het project te betrekken, nu of op een later moment, een separaat project of helemaal niet? Betrek het projectteam bij de argumentatie voor de aanbevolen scope en koppel naar de leden terug wat de redenatie was bij het genomen besluit, zodat onvrede niet blijft sluimeren en de voortgang belemmert.

Daarnaast is het belangrijk om stil te staan bij behaalde mijlpalen en successen te vieren. “Het vieren van successen met het team motiveert en brengt positieve energie in het project,” benadrukt ze. Het vieren van successen bevordert niet alleen de samenwerking, het draagt ook bij aan een succesvol eindresultaat.

Conclusie: een combinatie van voorbereiding en flexibiliteit
Succes plannen is geen exacte wetenschap. Het vraagt om een combinatie van voorbereiding, flexibele coördinatie en samenwerking. Door deze principes toe te passen, wordt de kans op een succesvol project aanzienlijk vergroot.