Hoe weet een inkoper of een machine veilig en CE-gekeurd is?

Als inkoper ben je verantwoordelijk voor meer dan alleen de prijs en levertijd van een machine. Je moet er ook zeker van zijn dat wat je inkoopt veilig is en voldoet aan de Europese regelgeving. De CE-markering speelt daarin een centrale rol, maar wat betekent dat teken nu precies, en hoe weet je of een machine echt veilig is en correct is beoordeeld? Dit artikel geeft je per vraag een helder en direct antwoord.

Of je nu machines inkoopt voor een productieomgeving in de foodsector, de farmaceutische industrie of de kapitaalgoederensector, de regels gelden voor iedereen die machines binnen de Europese Economische Ruimte in gebruik neemt. Binnen het bredere kader van industriële veiligheid zijn dit de belangrijkste vragen die elke inkoper zichzelf zou moeten stellen.

Wat betekent CE-markering voor een machine?

CE-markering is de juridische verklaring van een fabrikant dat een machine voldoet aan alle van toepassing zijnde Europese veiligheids- en gezondheidseisen. Het CE-teken op een machine betekent dat de fabrikant het volledige conformiteitsproces heeft doorlopen en aantoont dat het product veilig in de handel gebracht mag worden op de Europese markt.

Het gaat dus niet om een sticker die een fabrikant naar eigen inzicht op een product plakt. Achter de CE-markering zit een juridisch verankerd proces: de fabrikant moet een risicobeoordeling hebben uitgevoerd als onderdeel van het technisch constructiedossier, en een EU-conformiteitsverklaring hebben ondertekend. Pas na dit volledige traject mag het CE-teken worden aangebracht.

Voor inkopers is het belangrijk te begrijpen dat de CE-markering geen goedkeuringsstempel is van een externe instantie, maar een zelfverklaring van de fabrikant. Dat maakt de onderliggende documentatie des te belangrijker: die documentatie is het bewijs dat de verklaring ook daadwerkelijk onderbouwd is.

Welke documenten bewijzen dat een machine een CE-markering heeft?

Een machine is aantoonbaar voorzien van een geldige CE-markering als de fabrikant drie kerndocumenten kan overleggen: de EU-conformiteitsverklaring, het technisch constructiedossier en de gebruikershandleiding in de taal van het land van gebruik. Zonder deze documenten is de CE-markering niet geldig, ook al staat het teken fysiek op de machine.

De EU-conformiteitsverklaring is het officiële document waarin de fabrikant verklaart aan welke Europese richtlijnen de machine voldoet. Dit document bevat onder andere de naam en het adres van de fabrikant, de beschrijving van de machine, de toegepaste normen en de handtekening van een bevoegde persoon binnen de organisatie.

Het technisch constructiedossier is het uitgebreide achterliggende dossier dat de risicobeoordeling, technische tekeningen, berekeningen en testresultaten bevat. De risicobeoordeling is daarmee één van de elementen van dit dossier, naast onder andere de technische tekeningen, berekeningen, testresultaten en een beschrijving van de machine. Dit dossier hoeft niet standaard meegeleverd te worden, maar de fabrikant is verplicht het op verzoek beschikbaar te stellen, bijvoorbeeld bij een inspectie of incident. Als inkoper kun je altijd vragen of dit dossier bestaat en hoe het is opgebouwd.

De gebruiksaanwijzing moet volledig en in de juiste taal zijn. Een machine zonder begrijpelijke handleiding voldoet formeel niet aan de eisen, ook als de rest van de documentatie op orde is.

Hoe controleer je de CE-markering op een machine?

Je controleert de CE-markering op een machine door drie dingen te verifiëren: de fysieke aanwezigheid van het CE-teken op het typeplaatje, de aanwezigheid van een geldige EU-conformiteitsverklaring en de volledigheid van de bijgeleverde documentatie. Alleen het teken op de machine zelf is onvoldoende bewijs van conformiteit.

Stap 1: Controleer het typeplaatje

Op elke machine met CE-markering moet een typeplaatje aanwezig zijn met daarop het CE-teken, de naam en het adres van de fabrikant, de aanduiding van de machine, het bouwjaar en het serienummer. Het CE-teken moet de juiste proporties hebben en duidelijk leesbaar zijn.

Stap 2: Vraag de EU-conformiteitsverklaring op

Vraag altijd om de originele EU-conformiteitsverklaring voordat je een machine accepteert. Controleer of de machine in het document overeenkomt met wat je geleverd krijgt en of de vermelde richtlijnen actueel zijn. Verouderde richtlijnen kunnen een teken zijn dat de documentatie niet is bijgewerkt na een aanpassing van de machine.

Stap 3: Beoordeel de volledigheid van de handleiding

Een volledige handleiding beschrijft het beoogde gebruik, de restrisico’s, veiligheidsmaatregelen, onderhoudsinstructies en noodprocedures. Ontbreken deze onderdelen, dan is de documentatie incompleet en is de CE-markering daarmee aanvechtbaar.

Wat is het verschil tussen CE-markering en betrokkenheid van een Notified Body?

CE-markering is een zelfverklaring van de fabrikant dat een machine aan de Europese eisen voldoet. Voor bepaalde risicovolle machines is inschakeling van een onafhankelijke derde partij — een zogenoemde Notified Body — wettelijk vereist. Die beoordeelt en valideert dan de conformiteit voordat de CE-markering mag worden aangebracht. Voor de meeste machines is alleen de zelfverklaring van de fabrikant verplicht.

Het onderscheid is voor inkopers relevant omdat het niveau van onafhankelijke toetsing verschilt. Bij een zelfverklaring is de fabrikant zelf verantwoordelijk voor de juistheid van het conformiteitsproces. Bij betrokkenheid van een Notified Body heeft een externe, geaccrediteerde instantie de beoordeling gevalideerd. Dit geeft doorgaans meer zekerheid, zeker bij complexe of hoogrisicomachines.

Als inkoper is het verstandig te vragen of een Notified Body betrokken is geweest en, zo ja, welke. Notified Bodies zijn geregistreerd in de Europese NANDO-database, zodat je hun status eenvoudig kunt verifiëren. Staat de genoemde instantie niet in die database, dan klopt er iets niet.

Welke veiligheidsrisico’s signaleer je bij een machine zonder geldige CE-markering?

Een machine zonder geldige CE-markering brengt meerdere concrete risico’s met zich mee: er is geen aantoonbare risicobeoordeling uitgevoerd als onderdeel van het technisch constructiedossier, veiligheidsvoorzieningen kunnen ontbreken of onvoldoende zijn, en bij een incident ligt de juridische aansprakelijkheid mogelijk bij de gebruiker of de inkoper in plaats van bij de fabrikant.

Ontbrekende of ongeldige documentatie is meer dan een administratief probleem. Als er geen risicobeoordeling is uitgevoerd, weet niemand systematisch welke gevaren de machine met zich meebrengt. Beveiligingen zoals noodstopvoorzieningen, afschermingen of veiligheidsrelais kunnen dan ontbreken of verkeerd zijn gedimensioneerd.

Juridisch gezien is de situatie eveneens problematisch. Als een machine zonder geldige CE-markering in gebruik wordt genomen en er doet zich een arbeidsongeval voor, kan de werkgever aansprakelijk worden gesteld voor het in gebruik nemen van een onveilige machine. De verantwoordelijkheid verschuift dan van de fabrikant naar de gebruikende organisatie. Dit is een risico dat geen enkele inkoper bewust wil nemen.

Daarnaast kunnen toezichthouders zoals de Nederlandse Arbeidsinspectie in de praktijk een machine stilleggen als de documentatie niet op orde is, met directe productiestilstand als gevolg. In de praktijk controleert de toezichthouder bij de gebruiker doorgaans eerst of de CE-markering aanwezig is; verdere stappen volgen meestal pas bij herhaalde incidenten of ernstige overtredingen.

Wanneer schakel je een externe engineer in voor CE-beoordeling?

Je schakelt een externe engineer in voor CE-beoordeling wanneer de interne kennis ontbreekt om de conformiteit zelfstandig te beoordelen, wanneer een machine substantieel is aangepast, of wanneer je als inkoper twijfelt aan de volledigheid of juistheid van de aangeleverde documentatie. Een onafhankelijke beoordeling geeft juridische zekerheid die intern moeilijk te realiseren is.

Er zijn een aantal situaties waarin externe expertise bijzonder waardevol is. Denk aan het samenvoegen van meerdere machines tot één installatie, het aanpassen van een bestaande machine waardoor de oorspronkelijke CE-markering vervalt, of het importeren van machines van buiten de Europese Economische Ruimte waarbij de fabrikant niet vertrouwd is met de Europese regelgeving.

Ook met het oog op de Machineverordening (EU 2023/1230), die per 20 januari 2027 van kracht wordt ter vervanging van de Machinerichtlijn (2006/42/EG), is het verstandig om tijdig externe expertise in te schakelen. De verordening introduceert een aantal concrete wijzigingen — waaronder eisen rondom cyberveiligheid en machines met zelflerende systemen — en bestaande documentatie moet mogelijk worden herzien. Machines die vóór 20 januari 2027 rechtmatig in de handel zijn gebracht op basis van de Machinerichtlijn, mogen daarna nog worden verkocht, bijvoorbeeld vanuit magazijnvoorraad.

Wij begeleiden bij TCPM inkopers en technische teams door het volledige CE-traject, van risicobeoordeling tot EU-conformiteitsverklaring. Als onafhankelijk ingenieurs- en adviesbureau hebben we geen belang bij een bepaalde leverancier, waardoor onze beoordeling altijd objectief en juridisch solide is. Heb je vragen over een specifieke machine of situatie? Neem contact op voor een vrijblijvend gesprek met een van onze adviseurs industriële veiligheid.