Waarom PFD onmisbaar is voor succesvolle NPI-projecten

Waarom PFD onmisbaar is voor succesvolle NPI-projecten
Door: Cees Meijer, Projectmanager bij TCPM

Cees Meijer is al bijna twintig jaar actief als projectmanager binnen de adviesgroep van TCPM. In die jaren heeft hij uiteenlopende projecten geleid in sectoren als de verpakkingsindustrie, consumentenproducten, halfgeleiderindustrie en offshore. Wat elk project voor hem boeiend maakt, is dat het telkens een nieuw avontuur is met zijn eigen dynamiek, uitdagingen en stakeholders.

Een specifiek type project waar Cees regelmatig bij betrokken is, is de introductie van nieuwe producten, oftewel NPI (New Product Introduction) projecten. De uitdaging bij NPI ligt zelden in de techniek alleen, maar juist in de gelijktijdige oplevering van vele deliverables, verspreid over diverse afdelingen en disciplines. Een goed georganiseerde samenwerking binnen een multidisciplinair ‘core team’, aangestuurd door de projectmanager, is daarbij essentieel.

Structuur brengen in complexiteit

In elk NPI-project draait het om het managen van onderlinge afhankelijkheden. Wanneer moet wat gereed zijn? Welke informatie is wanneer beschikbaar? En wie levert wat aan? Grote organisaties hebben dit proces vaak gestandaardiseerd. Voor bedrijven die dit pad nog aan het verkennen zijn, verloopt het traject regelmatig via trial-and-error.

De gevolgen van een gebrekkige voorbereiding zijn herkenbaar:

• Salesorganisaties die te laat of onvoldoende geïnformeerd zijn,
• Producten met kinderziektes die niet goed worden opgevangen,
• Onderdelen en reservedelen die onvoldoende op voorraad zijn,
• Gebrekkige overdracht van het ontwikkelteam naar de beheerorganisatie,
• Of simpelweg: een sterke marktintroductie die uitblijft door organisatorische tekortkomingen.

Tijdige betrokkenheid van stakeholders

Om deze valkuilen te vermijden is het van belang dat alle stakeholders tijdig worden betrokken. Dat geldt onder andere voor:

• Marketing en sales, die verantwoordelijk zijn voor positionering, promotie en roll-out;
• Productieafdelingen, die niet alleen tijdig prognoses en planningen ontvangen, maar ook op het juiste moment toegang hebben tot de juiste productiemiddelen;
• Kwaliteitscontrole, die testen, inspecties en faalanalyses moet voorbereiden;
• Logistiek en voorraadbeheer, die zich richten op doorlooptijden, assemblages en reservedelen;
• Verpakking en transport, vooral wanneer verpakking ook marketingfunctie heeft;
• Documentatie, zoals handleidingen met aandacht voor de gebruikers, veiligheid, service en lifecycle;
• Training en support, inclusief het opzetten van programma’s voor gebruikers en launching customers;
• Life Cycle Management, voor een goede overdracht van ontwikkelteam naar beheerorganisatie;
• Bescherming van intellectueel eigendom, zoals octrooien en designregistraties.

Deze veelheid aan onderwerpen maakt duidelijk dat de projectmanager dit niet alleen kan. Een sterk team is noodzakelijk.

Process Flow Diagram (PFD) als centrale tool

Een effectieve manier om structuur te brengen in dit complexe krachtenveld is het gebruik van een Process Flow Diagram (PFD). Deze tool helpt bij het in kaart brengen van de onderlinge samenhang tussen deliverables. Het uitgangspunt is hierbij niet de activiteit, maar het product of resultaat met een bepaalde status.

De aanpak werkt als volgt: begin bij het einddoel en werk stapsgewijs terug. Welke deliverables zijn nodig om daar te komen? Welke input vereist elk onderdeel, en van wie? Door deze manier van terugdenken ontstaat een visueel overzicht van afhankelijkheden, benodigde acties en onderliggende processen.

De voordelen zijn groot:

• Heldere startmomenten voor elke afdeling;
• Inzicht in doorlooptijden en capaciteitsbehoeften;
• Basis voor projectplanning, resourceplanning en taakverdeling;
• Integratie van risicobeheersing via deliverables zoals testrapporten;
• Duidelijke beslismomenten gekoppeld aan tastbare resultaten.

Hoewel het terugdenken in deliverables voor veel mensen even wennen is, levert het snel resultaat op. Zeker in projecten waar weinig ervaring mee is, biedt het houvast en overzicht.

Tot slot

Voor wie nog weinig ervaring heeft met NPI-projecten biedt de PRINCE2-methodiek een goede basis voor het denken in deliverables. Maar ook vanuit TCPM is er ondersteuning mogelijk. De combinatie van productkennis bij de opdrachtgever en de projectmanagementexpertise van TCPM vormt een solide fundament voor succesvolle productintroducties.